Privacyverklaring

Datum: 19 december 2025

Versie: 3.5

TKP Pensioen B.V. (TKP) verzorgt als pensioenuitvoeringsorganisatie de administratie en communicatie van een groot aantal pensioen- en sociale fondsen in Nederland. Bij deze werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden, zoals die van de bezoekers van onze websites. Met persoonsgegevens gaan we zorgvuldig om. We verwerken én beveiligen ze met de grootste zorg. In deze privacyverklaring leest u hoe wij dat doen. Daarnaast leggen wij uit met welke doeleinden wij gegevens verwerken, welke gegevens dat zijn, van wie, hoe lang we gegevens bewaren, aan wie we ze verstrekken en waarom. En u leest welke privacyrechten u heeft. We raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Wij beveiligen uw persoonsgegevens goed. Dat doen we onder meer door maatregelen te nemen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens gestolen worden of verloren gaan. Ook geven we alleen geautoriseerde personen inzage in en toegang tot uw persoonsgegevens. Daarnaast hanteren we een gedragscode, waar iedereen die bij ons werkt zich aan moet houden. Hierin verplichten wij medewerkers onder andere om vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens.

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• Wij vermelden duidelijk met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken.Dat doen wij in deze privacyverklaring.

• We beperken ons bij het verzamelen van persoonsgegevens tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor onze legitieme doeleinden.

• We vragen in de gevallen waarin toestemming is vereist, eerst om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens.

• Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen.Dat eisen we ook van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.

• Wij respecteren uw privacyrechten.

Wij verwerken persoonsgegevens om onze klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen en ons werk zo zorgvuldig en correct mogelijk uit te voeren. Enerzijds verwerken wij persoonsgegevens in opdracht (als verwerker)van onze klanten, zoals bij de uitvoering van de pensioenadministratie. In andere gevallen verwerken wij persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden (als verwerkingsverantwoordelijke), zoals de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers voor deze website.

Vanuit beide rollen hebben we verschillende doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens:

• Om uitvoering te geven aan de werkzaamheden die wij als pensioenuitvoeringsorganisatie verrichten (als verwerker).

• Om goed te kunnen administreren van wie wij producten of diensten afnemen (als verwerkingsverantwoordelijke).

• Om bepaalde informatie over de bezoekers van onze websites te administreren en hierover met hen te kunnen communiceren, en de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van onze websites te kunnen verbeteren (als verwerkingsverantwoordelijke).

• Om geïnteresseerden te informeren over producten en onze dienstverlening door middel van nieuwsbrieven (als verwerkingsverantwoordelijk).

• Opnemen van telefoongesprekken met als doel om deze te gebruiken voor training en coaching, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties en voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden. Binnen de bewaartermijn heeft u recht op een weergave van het telefoongesprek. Als wij dit doen, dan informeren wij u voorafgaand een opname.

Welke persoonsgegevens wij van u verwerken, hangt af van het doel waarvoor het noodzakelijk is dat wij de persoonsgegevens gebruiken.

Van bezoekers van onze websites

Op onze websites gebruiken we cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die via uw browser op uw computer worden geplaatst. In die cookies staan gegevens die wij over u verzamelen, zoals het type browser die u gebruikt of uw voorkeurstaal. U leest hier meer over in onze cookieverklaring.

Van inschrijvers voor onze nieuwsbrief

Via onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Om u de nieuwsbrief digitaal te kunnen toezenden, verwerken wij uw e-mailadres. Dat doen we tot wederopzegging. Wanneer u de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, kunt u zich afmelden via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.

Van inschrijvers voor een evenement

Wij organiseren evenementen, waarvoor u zich kunt aanmelden.Om uw aanmelding te kunnen verwerken, verzamelen we uw naam en e-mailadres.

Van onze klanten en leveranciers

Om onze contractuele verplichtingen na te kunnen komen, leggen wij persoonsgegevens van (vertegenwoordigers van) onze klanten en leveranciers vast. Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, zoals het onderhouden van klantrelaties.Hiervoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naw-gegevens

• Geboortedatum en -plaats

• Communicatiegegevens

• Betalings- en/of facturatiegegevens

• Functiegegevens

• Bedrijfsgegevens

Van deelnemers van aangesloten pensioenuitvoerders en sociale fondsen

Als u deelnemer bent of bent geweest van een pensioen- of sociaal fonds, dan verwerkt dit fonds uw persoonsgegevens. Ook als u een bij een fonds aangesloten werkgever bent, verzamelt het fonds uw persoonsgegevens. U kunt bij hen een overzicht van uw gegevens opvragen. De contactgegevens en de privacyverklaring vindt u op de website van het betreffende fonds.

Van deelnemers en werkgevers die telefonisch contact opnemen

Wij kunnen telefoongesprekken opnemen. Als we dat doen, dan informeren wij u daar vooraf over. De opnames worden gebruikt voor training en coaching, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties en voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden. Binnen de bewaartermijn heeft u recht op een weergave van het telefoongesprek.

Van bezoekers van ons terrein

Omwille van de veiligheid  van onze medewerkers, ons terrein, u als bezoeker van TKP en de gegevens waar wij voor onze klanten mee werken, verwerken wij gegevens van bezoekers van ons terrein. Het veilig houden van personen en gegevens geeft ons een gerechtvaardigd belang om bepaalde gegeven vast te leggen.

Voor dit doeleinde kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam

• Bedrijfsgegevens

• Herkenbare camerabeelden

Wij mogen persoonsgegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij:

• Een gerechtvaardigd belang hebben om deze persoonsgegevens te gebruiken. Denk aan het onderhouden van klantrelaties en het veilig houden van  persoonsgegevens die wij verwerken. Wij wegen altijd af of dit niet botst met uw privacybelangen.

• Uw expliciete toestemming hebben gekregen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat u uw toestemming intrekt, mogen wij uw gegevens niet meer voor het doeleinde verwerken waarvoor u uw toestemming had gegeven. Wij zullen uw gegevens dan voor toekomstig gebruik verwijderen. Als wij uw toestemming vragen, wijzen wij u al op de mogelijkheid om uw toestemming weer in te trekken.

Wij ontvangen uw persoonsgegevens op verschillende manieren.

• Van uzelf, bijvoorbeeld als u:
  • Aan ons een product of dienst levert.

  • Ons terrein bezoekt.

  • Onze websites of ons kantoor bezoekt en daar gegevens opgeeft of achterlaat.

  • Telefonisch contact met ons opneemt.

• In onze rol als uitvoerder van pensioenadministratie (verwerker), ontvangen wij persoonsgegevens via andere partijen, zoals:
  • Basisregistratie Personen (BRP)

  • Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

  • Belastingdienst

  • (Voormalige)werkgever(s)

  • Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)

  • Kamer van Koophandel (KvK)

  • Andere pensioenuitvoerders

Deze persoonsgegevens ontvangen wij vanwege:

• De diensten die wij verlenen.
• De uitvoering van de verplichtingen die onze klanten hebben.

Wij gebruiken alleen persoonsgegevens die we nodig hebben voor de afgesproken doeleinden. U bent echter niet wettelijk verplicht om ons deze gegevens te geven. Kiest u ervoor uw gegevens niet te geven, dan kan dat gevolgen hebben. Welke gevolgen dit zijn, hangt af van de reden waarvoor wij de persoonsgegevens nodig hebben.

Zo kan het gevolg zijn dat wij:

• niet kunnen voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te verwerken of aan anderen door te geven;

• u geen toegang kunnen geven tot onze gebouwen;

• onze(wettelijke) verplichtingen niet kunnen nakomen, waardoor het mogelijk is dat wij of u te maken krijgt met (schade)claims.

Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan andere partijen door als dat toegestaan, noodzakelijk en/of verplicht is voor de uitvoering van ons werk als (pensioenuitvoerings)organisatie.

Dit doen wij als:

• U hiervoor toestemming heeft gegeven. Trekt u uw toestemming in, dan verstrekken wij uw gegevens niet meer aan die andere partijen.

• Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

• Dit noodzakelijk is om de met u gesloten overeenkomst uit te voeren of wanneer u ons verzoekt maatregelen te nemen om die overeenkomst uit te kunnen uitvoeren.

Doorgifte persoonsgegevens buiten EER

Sommige van onze werkzaamheden besteden wij uit aan derde partijen. De partijen kunnen gevestigd zijn zowel binnen als buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige landen die niet binnen de EER vallen, bieden volgens de EU-normen een toereikend niveau van bescherming van persoonsgegevens. Een lijst van ‘landen met een passend beschermingsniveau’ vindt u op dewebsite van de Europese Commissie.

Als wij uw persoonsgegevens aan andere landen doorgeven, dan treffen wij maatregelen, zodat de bescherming van uw persoonsgegevens voldoende gewaarborgd blijft. Wij maken dan bijvoorbeeld gebruik van de Standard Contractual Clauses (Europese modelcontractbepalingen).

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als dat noodzakelijk is voor de verwerkingsdoelen. Daarbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijn. De bewaartermijn kan per soort persoonsgegevens verschillen. Zo moeten wij gegevens die relevant zijn voor de Belastingdienst minimaal 7 jaar bewaren. Videobeelden verwijderen we na 4 weken

Wanneer een organisatie uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u volgens de AVG een aantal privacyrechten. Die rechten heeft u ook bij ons.

U kunt ons verzoeken om:

• Inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken.

• Persoonsgegevens aan te passen wanneer wij deze verkeerd hebben geregistreerd.

• Uw gegevens te verwijderen, zodra u uw toestemming intrekt. Verwerkingen die wij voor de intrekking uitvoerden, blijven wel rechtmatig.

• De verwerking van uw gegevens te beperken in situaties waarin u uw gegevens nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

• Uw bezwaar tegen het verwerken van uw persoonsgegevens in behandeling te nemen.

• Uw persoonsgegevens aan u te verstrekken in een vorm die gestructureerd, gangbaar en ‘machineleesbaar’ is zodat u deze kunt overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. In de praktijk betekent dat doorgaans dat u de gegevens in een tekst- of Excel bestand zult ontvangen.

Beroept u zich op een van deze rechten, dan reageren wij binnen 1 maand. Kunnen wij niet aan het verzoek beantwoorden, dan ontvangt u onze motivatie binnen 1 maand. Ook wanneer we meer tijd nodig hebben, geven wij dat binnen 1 maand aan u door.

Neem contact met ons op als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de manier waarop wij met uw privacyrechten omgaan. Wij helpen u graag. Onze contactgegevens vindt u hieronder.

Bent u ontevreden over de manier waarop wij omgaan met uw klacht omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens of privacyrechten, dan heeft u het recht om een klacht over ons in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Heeft u vragen over onze privacyverklaring? Of over een van de rechten die u heeft als gevolg van de gegevensverwerking? Neem dan contact met ons op:

Bezoekadres
Europaweg 27
9723 AS Groningen

Postadres
Postbus 501
9700 AM Groningen

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die toezicht houdt op de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken. Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan of over ons privacybeleid, dan kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via:

fg@tkppensioen.nl
Postbus 501
9700 AM Groningen

TKP behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen en zo op de hoogte te blijven van de inhoud van deze verklaring. De privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 december 2025.