Wetsvoorstel IORP 2 inzake governance (het vervolg)

In dit artikel leest u over de handreiking van De Nederlandsche Bank (DNB) met daarbij de mogelijkheden voor de inrichting van de sleutelfuncties. Daarnaast gaat dit artikel in op de proportionaliteitsaanpak van DNB, als ook de insteek van DNB over toetsing van de sleutelfunctiehouders. Als laatste wordt stil gestaan bij de ERB (eigen risico beoordeling).

Als het gaat om de governance moet met name gedacht worden aan de invulling van de zogenoemde sleutelfuncties. Inmiddels is er al het nodige gepubliceerd over de concrete invulling van deze sleutelfuncties waarbij er diverse standpunten zijn ingenomen. DNB heeft inmiddels een handreiking verspreid waarin verder wordt ingegaan op de wijze waarop de besturen van pensioenfondsen de sleutelfuncties kunnen invullen.

DNB benadrukt dat de handreiking geen wetgeving is. Het betreft informatie over hoe DNB bij haar toezicht rekening houdt met de IORP II richtlijn. Reden was onder andere dat er op dit moment alleen nog maar conceptwetgeving is. Verwachting is dat deze pas aan het eind van dit jaar definitief wordt. Zoals aangegeven mag dit de pensioenfondsen niet tegenhouden om de gevolgen van IORP II toch op te gaan pakken. DNB benadrukt dat het bestuur van het pensioenfonds eindverantwoordelijk is en blijft.

De Pensioenfederatie heeft inmiddels ook een servicedocument gepubliceerd over dit onderwerp.

De sleutelfunctiehouder is, wat DNB betreft, een bestuurslid. Het is een bestuurlijke verantwoordelijkheid, ook als de sleutelhouder een extern persoon is. De sleutelfunctiehouder moet status en autoriteit hebben (en krijgen), heeft een rapportageplicht naar het bestuur en kan escaleren naar het intern toezicht dat van toepassing is binnen de organisatie van het pensioenfonds en uiteindelijk naar DNB.

Eventueel kan een sleutelfunctiehouder in het bestuursbureau zitten, maar ook daar gelden dezelfde regels als in het bestuur (status, autoriteit etc.). Uitgangspunt is dat de betreffende persoon voldoende toegang heeft tot overleggen en over alle informatie kan beschikken.

Een sleutelfunctiehouder kan niet worden onder gebracht bij de RvT of het niet uitvoerend bestuur (NUB). In dit geval houdt men toezicht op zichzelf. Daarnaast kunnen de sleutelfuncties niet gestapeld zijn, met uitzondering van risicobeheer en actuariële functie.

Belangrijk is dat DNB op het standpunt staat dat de sleutelfuncties op een ‘volwassen manier’ moeten worden ingevuld. Dit houdt onder andere in dat het bestuur de sleutelhouders de mogelijkheid moet geven om de nieuwe functie uit te voeren. Uiteindelijk heeft op de bestuurstafel ieder lid een stem. De rapportage en adviezen van de sleutelhouders moeten expliciet meespelen in de besluitvorming.

De actuariële functie is de enige functie die niet binnen de prioriteitsladder valt en dus buiten het bestuur kan worden ondergebracht. De actuariële functie kan echter niet worden ondergebracht bij de adviserend actuaris, maar wel bij de certificerend actuaris. De wet geeft deze mogelijkheid uitdrukkelijk. De actuariële sleutelfunctiehouder kan natuurlijk ook een bestuurslid zijn en de uitvoering bij de certificerend actuaris. Rapportage is in principe dan jaarlijks, maar moet (uiteraard) ook bij tussentijdse grote veranderingen.

Voor de invulling en het toezicht van de risicobeheer- en auditfunctie geeft DNB aan dat zij de invulling door het pensioenfonds zal beoordelen via de proportionaliteitsladder. De ladder is gebaseerd op de T-indeling van de fondsen. Het bestuur moet echter zelf besluiten en eventueel de specifieke omstandigheden in ogenschouw nemen. De indeling van de T-fondsen bij DNB is als volgt:

• T2(a) zijn fondsen onder 1 miljard belegd vermogen;
• T2(b) zijn fondsen boven 1 miljard, met verplichte RvT en complex beleggingsbeleid;
• T3(a) OPF/BPF groot met meer dan 5 miljard belegd vermogen en complexe regeling (o.a. de aanwezigheid van een variabele uitkering);
• T3(b) grote BPF’en;
• T4 zijn de 5 grootste fondsen.

Als basis gelden de volgende punten voor de inrichting van de risicobeheerfunctie:

• houderschap van de sleutelfunctie ligt bij een bestuurslid;
• rapportagelijn naar bestuur en intern toezicht (RvT of intern toezicht) en escalatiemogelijkheid naar DNB;
• bij financiële risico’s geldt dat als de sleutelfunctiehouder lid is van de commissie beleggingen, de sleutelhouder geen stemrecht heeft in die commissie (geldt niet voor de risicocommissie);
• bij niet financiële risico’s geldt dat als de sleutelfunctiehouder lid is van de commissie zoals AFC of PCC etc. de sleutelfunctiehouder geen stemrecht heeft in die commissie (geldt niet voor risicocommissie);
• ondersteuning kan door uitvoerder (mits onafhankelijk ingericht);
• er moet een onafhankelijke controle mogelijk zijn.

Voor een T2(b) fonds geldt aanvullend:

• DNB heeft een voorkeur voor een aparte risicocommissie;
• de sleutelhouder is de voorzitter (bij voorkeur), leden hebben geen stemrecht in andere commissies en zitten niet in de auditcommissie;
• overleg tussen risicocommissie en auditcommissie.

Voor een T3(a) fonds geldt aanvullend:

• verplicht instellen van een risicocommissie;
• er moet een ad hoc risicomanager zijn (die niet gelieerd is aan uitvoerder).

Voor een T3(b) fonds geldt aanvullend:

• ondersteuning door een bestuursbureau;
• instellen van continue risicomanagement (die niet gelieerd is aan de uitvoerder).

Voor een T4 fonds geldt aanvullend:

• sleutelhouder is voorzitter risico commissie;
• ruime ondersteuning van bestuursbureau (welke onafhankelijk moet zijn ingericht).

Als de wetgeving definitief is, zal DNB nog met richtlijnen komen voor de invulling van de risicobeheerfunctie. Dit gaat dan met name over welke kennis en ervaring er nodig is. Verder zal gekeken worden naar oordeelsvorming, onafhankelijkheid en overtuigingskracht.

DNB geeft in haar handreiking aan dat de uitvoerende werkzaamheden van de risicobeheerfunctie uitgevoerd kunnen worden door de uitvoerder. Daarbij geldt wel dat het eerlijk, betrouwbaar en onafhankelijk wordt uitgevoerd. De opdracht moet wel bij de sleutelfunctiehouder vandaan komen.

Het kan dus gebeuren dat de omvang van de werkzaamheden breder zijn dan voor de uitvoerder zelf uitgevoerd wordt. De uitvoerder moet dit willen en kunnen. Dat moet wel formeel geregeld zijn. Belangrijk is dat alle informatie bij de sleutelhouder moet uitkomen (die dan weer een bestuurslid is).

Ook voor de invulling van de auditfunctie hanteert DNB de prioriteitsladder.

Als basis gelden de volgende punten:

• houderschap van de sleutelfunctie ligt bij een bestuurslid;
• rapportagelijn naar bestuur en intern toezicht (RvT of intern toezicht) en escalatiemogelijkheid naar DNB;
• ondersteuning kan door uitvoerder (mits onafhankelijk ingericht);
• er moet een onafhankelijke controle mogelijk zijn.

Voor een T2(b) fonds geldt aanvullend:

• complexe dossier moeten door externe deskundige worden beoordeeld (welke niet gelieerd is aan de uitvoerder)

Voor een T3(a) fonds geldt aanvullend:

• verplicht instellen van een audit commissie;
• sleutelfunctiehouder is voorzitter (bij voorkeur);
• leden kunnen niet in een andere commissie zitten.

Voor een T3(b) geldt aanvullend:

• continue ondersteuning door audit expert.

Voor een T4 fonds geldt aanvullend:

• sleutelhouder is voorzitter audit commissie;
• ruime ondersteuning van bestuursbureau (welke onafhankelijk moet zijn ingericht).

DNB zal nog met richtlijnen komen voor de invulling van de auditfunctie. Met name welke kennis en ervaring er nodig is voor de auditfunctie (hoeft niet perse RA, RE of RO te zijn, maar moet wel ervaring hebben als interne auditor en intern toezicht). Verder zal gekeken worden naar oordeelsvorming, onafhankelijkheid en overtuigingskracht.

De werkzaamheden van de auditfunctie kunnen tot T3(b) fondsen bij de uitvoerder worden ondergebracht. Ook hier geldt onafhankelijke ophanging, verantwoording en rapportage aan sleutelhouder, welke ook de opdrachtgever is.

Uitvoering van de auditfunctie kan niet door de externe accountant worden uitgevoerd. DNB vindt deze uitvoerende werkzaamheden (zoeken naar de zwakke plekken van de uitvoerder) niet compatible met de werkzaamheden van de certificerend accountant. De ISAE-verklaring kan overigens wel een onderdeel van de auditrapportage zijn.

In principe gaat DNB de sleutelfunctiehouders toetsen als er sprake is van functiewijziging van het bestuurslid. Dit zal schriftelijk gebeuren en alleen op competentieniveau (geschiktheid), aan te tonen door opleiding en ervaring. Als de sleutelfunctiehouder geen bestuurslid is, dan volgt volledige toetsing.

De invoering van sleutelfuncties moet vanaf 13 januari 2019 geëffectueerd zijn. DNB realiseert zich dat bestuursleden vaak nog opleiding nodig hebben, dus:

• T3/T4 fondsen krijgen tot 1 september 2019 de tijd om dit in te voeren
• T2 fondsen krijgen tot 1 september 2020 te tijd om dit in te voeren.

Er geldt wel dat vanaf 13 januari 2019 de functie dan waargenomen moet worden.

De ERB moet een beoordeling zijn van de doelmatigheid van het risicobeheer en moet worden afgesloten met een oordeel. Verder moet de ERB inzicht geven in samenhang tussen de strategie, de materiële risico’s en de mogelijke consequenties.

De ERB moet in aanmerking genomen worden bij elke strategische beslissing. Verder eens per 3 jaar en tussendoor bij grote wijzigingen. De ERB kan een bijlage zijn van de ABTN omdat deze samenhang heeft met crisisplan, herstelplan en haalbaarheidstoets.

Ook voor de ERB zal DNB nog met richtlijnen komen voor de verdere invulling.