Datakwaliteit: essentiële brandstof voor de transitie

Gemiddeld anderhalf jaar rekent TKP nu voor de overgang van één pensioenuitvoerder van het oude naar het nieuwe stelsel. Het einde van de overgangsperiode wordt bezegeld met het invaren. In die anderhalf jaar doorlopen we samen met onze klanten 4 belangrijke stappen. Allereerst is dat het toetsen van de datakwaliteit. De 3 stappen die daarop volgen, zijn het omzetten van de regelingen, de migratie van de programmatuur en tenslotte het invaren, inclusief de communicatie daarover. In dit artikel focussen we op de eerste stap: de datakwaliteit.

Wat maakt die datakwaliteit nou zo belangrijk? Kort gezegd: alleen met correcte data kunnen deelnemers na het invaren krijgen waar ze recht op hebben. We gaan immers van aanspraken naar kapitalen – of beter: waardetoezeggingen – en die omzetting alleen is al complex genoeg. Dan moet je wel kunnen vertrouwen op correcte brondata. Van geboortedatum tot salarissen: alles moet kloppen. Om te controleren of de feitelijke data correct zijn, doen wij bijvoorbeeld geautomatiseerde vergelijkingen met de gegevens in het BRP, de Basisregistratie Personen. Maar het waarborgen van de datakwaliteit gaat verder dan alleen de feitelijke kwaliteit. Datagovernance speelt ook een belangrijke rol.

Voorheen was het nog wel eens onduidelijk wie precies verantwoordelijk was voor de kwaliteit van de data. Is het de pensioenuitvoerder – het fonds of de verzekeraar – of de pensioenuitvoeringsorganisatie (puo)? Wanneer een pensioenfonds al decennia klant is bij een puo, dan kent de puo de gebeurtenissen uit het verleden die de datakwaliteit kunnen bedreigen. Denk aan fusies, collectieve waardeoverdrachten of veranderingen van regelingen. In dat geval kan de puo ook de datakwaliteit beoordelen.

Maar als een uitvoerder nog niet zo lang bij een puo zit, dan kent de puo deze kwetsbaarheden niet. En de pensioenmarkt wordt alleen maar beweeglijker, met uitvoerders die vaker overstappen of consolideren, en met nieuwe toetreders. Bovendien betekent de transitie naar het nieuwe stelsel dat álle uitvoerders de komende jaren de kwaliteit van hun data moeten borgen – niet alleen een individueel fonds of een enkele puo. Dat betekent dat goede afspraken, protocollen en normen voor datakwaliteit nodig zijn, waar alle betrokken partijen van op aan kunnen. 

In 2019, het jaar van het pensioenakkoord, zijn wij bij TKP al begonnen met het verbeteren van de processen rond datakwaliteit. Want hoewel er geen bevindingen waren over onze feitelijke datakwaliteit, waren de beheerprocessen dat nog niet, zo constateerde DNB in hun onderzoek in 2020. In de afgelopen jaren hebben we een Data Office opgezet om beheersingsprocessen voor datakwaliteit in te richten en te monitoren, zodat we nu (bijna) helemaal compliant zijn met de Good Practice Robuuste Pensioenadministratie van DNB. 

Dat is natuurlijk mooi voor TKP en voor onze klanten, maar hoe zorgen we ervoor dat we in de hele sector grip krijgen op de datakwaliteit? Een helder proces en duidelijk kwaliteitsbeleid is van belang voor alle deelnemers, uitvoerders, uitvoeringsorganisaties én voor de toezichthouders. Daarom richtte de Pensioenfederatie in september 2021 een speciale schrijfgroep op die een sectorbreed kader ging uitwerken. Een kader dat risicogebaseerd is, zodat het uitvoerders en puo’s ‘dwingt’ om op voorhand na te denken over de positieve en negatieve effecten van relevante gebeurtenissen. En om de noodzakelijke beheersmaatregelen samen in te vullen, te meten en de mogelijke niet-toegestane afwijkingen op te lossen. 

In de schrijfgroep van de Pensioenfederatie is een aantal grote en kleine pensioenuitvoerders en meerdere puo’s – waaronder TKP – verenigd. Begin 2022 rondde de schrijfgroep een eerste versie van het kader af,. De behoefte om de werking van dit kader in de praktijk te ervaren was groot. Daarom doorliepen in het tweede kwartaal van dit jaar een kleine en een grote pensioenuitvoerder de stappen uit het kader. De grote uitvoerder is PME pensioenfonds, één van onze klanten. Daarmee werden wij op 2 manieren betrokken bij de ontwikkeling van het kader. We schreven mee aan het kader én we doorliepen nu zelf de stappen, zodat we aan den lijve konden ondervinden of en hoe het werkt. Het samenwerkingsproces was intensief: wekelijks bespraken we met PME, de Pensioenfederatie, DNB en de externe accountant onze ervaringen. Zij volgden op de voet of het kader in de praktijk goed werkt. Deze zomer rondden we de pilot af en verwerkten we de bevindingen in de definitieve versie van het kader, dat de Pensioenfederatie op 11 oktober publiceerde.