Crisiscommunicatie: kans of bedreiging?

Doel van een financieel crisisplan is om goed voorbereid te zijn op een financiële crisissituatie. Daarnaast moet het fonds vooraf duidelijk maken aan deelnemers hoe met hun pensioen wordt omgegaan in tijden van crisis. In de praktijk zie ik vaak dat er in het financieel crisisplan weinig aandacht besteed wordt aan crisiscommunicatie. 

Chinezen gebruiken voor het woord crisis twee karakters. Het eerste karakter betekent gevaar en het tweede karakter betekent kans. De filosofische gedachte hierachter is: het is gevaarlijk, maar het biedt ook kansen.

Naast het financieel crisisplan zou een pensioenfonds ook een crisiscommunicatieplan moeten hebben. Het crisiscommunicatieplan is geen lijvig boekwerk, maar een praktisch document dat helpt om in stressvolle situaties snel de juiste beslissingen te kunnen nemen.

Belangrijke onderdelen in het crisiscommunicatieplan zijn:

• Beschrijving van het crisisteam: Wie zit er in het crisisteam? En wie is vanuit dat team verantwoordelijk voor communicatie? Hoe is de afstemming tussen bestuur, belanghebbenden en de uitvoerder? Beschrijf niet alleen de functies van de mensen in het communicatieteam, maar ook hun rollen en verantwoordelijkheden (van de woordvoerder tot degene die (social) media in de gaten houdt. Op die manier weet iedereen tijdens een crisis precies wat hij of zij moet doen (en wat niet te doen).
• Wie belt wie? Snelheid en tijd zijn belangrijke zaken bij communicatie tijdens een crisis. Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijk te hebben wie contact opneemt met wie en wanneer.
• Beschrijf scenario’s. Ga na wat er bij het pensioenfonds mis kan gaan. Dat is vaak meer dan alleen een financiële crisis. Denk bijvoorbeeld aan een datalek of een bestuurder die niet goed functioneert. Maar ook aan externe factoren die van grote invloed kunnen zijn op het pensioenfonds zoals nieuwe wetgeving of maatschappelijke onrust.
• Strategie. In elke crisis, of aankomende crisis, zijn verschillende strategieën mogelijk. Het gaat kortweg om reactief of pro-actief te communiceren. U kunt, passende bij de scenario’s, ook nadenken over hoe u zou communiceren en wat de mogelijke resultaten of reacties zijn.
• Praktische zaken. Beschrijf in het crisiscommunicatieplan ook welke praktische zaken u nodig hebt om uw werk goed te doen. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om simpele, maar belangrijke, zaken als kantoorruimte, telefoons, laptops, etc.
• Contactlijst. Het is een open deur, maar een praktische lijst met mobiele nummers van de mensen die betrokken zijn, is noodzakelijk. Die lijst moet uiteraard regelmatig wordt geschoond. Ook zoiets als een dienstrooster (vakanties, weekend, vrije dagen) kan erg handig zijn. Want u zult zien dat de crisis plaatsvindt op het moment dat u het niet verwacht…

Tot slot, een crisiscommunicatieplan is er niet alleen voor de communicatieafdeling. Zorg ervoor dat een korte, praktische versie bekend is binnen de organisatie van het pensioenfonds. Dat geldt voor het bestuur, maar ook voor commissies en toezichtorganen. Goed gecoördineerde communicatie beschermt reputaties en voorkomt dat een crisis uit de hand loopt. Het is de moeite waard om dat in een plan vast te leggen. Want misschien is een crisis dan niet langer een gevaar maar ook een kans.

TKP heeft veel ervaring met het opstellen van crisiscommunicatieplannen. Ook helpen we fondsen bij het oefenen met het crisiscommunicatieplan.