Communicatie over de overgang naar de nieuwe regeling: zo pakt u het aan
Voor de eerste pensioenuitvoerders komt het nu snel dichterbij: op 1 januari 2025 gaan ze over naar het nieuwe stelsel. Eén van de zaken die daarvoor geregeld moet worden is het communicatieplan. Belangrijk, want met goede communicatie zorgt u ervoor dat uw deelnemers vertrouwen hebben en houden in de overgang. Ook de AFM hecht daarom veel belang aan de communicatie. Met een goed doordacht format communicatieplan helpen we onze klanten op weg.
Communicatie en implementatie hand in hand
De aandacht van de sector gaat nu vooral uit naar het implementatieplan. Logisch, want daarin staan alle technische aanpassingen en veranderingen die nodig zijn om tijdig en correct op het nieuwe stelsel over te gaan – oftewel: om te kunnen invaren. Maar het communicatieplan is minstens zo belangrijk. Alleen al omdat het communicatie- en implementatieplan nauw met elkaar verbonden zijn: over de veranderingen die in het implementatieplan staan, moet u immers ook communiceren. Die verbondenheid is een goede reden om tijdig te starten met het communicatieplan.
Veel informatie overbrengen
En er zijn meer redenen. Zo is tijdig starten met communicatie een verplichting. Van DNB moet je bijvoorbeeld het communicatie- en implementatieplan tegelijk indienen. De Wtp stelt verder dat pensioenuitvoerders voor (en na) het invaren bijna 20 bedragen aan hun deelnemers moeten tonen. Voorafgaand zijn dat de voorlopige nieuwe pensioenbedragen, achteraf de definitieve. Dit aantal staat niet letterlijk in de wet, maar is de logische optelsom van de verschillende scenario’s die de wetgever aan deelnemers voorgelegd wil hebben. Ook de AFM benadrukt in haar leidraad het belang van tijdige communicatie. De toezichthouder stelt daarin ook vrij veel kennisdoelen. Deelnemers zullen al details moeten kennen die in deze fase, de overgangsfase, best veel zijn. Doseren wordt daarom extra belangrijk. Zowel de Wtp als de AFM en DNB vragen u, kortom, om tijdig veel informatie te delen met uw deelnemers.
Deelnemers zullen al details moeten kennen die in deze fase, de overgangsfase, best veel zijn. Doseren wordt daarom extra belangrijk
Deelnemers vertrouwen geven
In ons format voor een communicatieplan houden we rekening met deze wettelijke randvoorwaarden, zonder deelnemers af te schrikken. Want te veel detailinformatie geven in deze fase kan averechts uitpakken. Deelnemers voelen zich overrompeld, weten niet goed wat ze met al die informatie aan moeten en zullen het naast zich neerleggen. Het plan hebben we zo opgezet dat met de middelen en momenten daaruit uw deelnemers wél vertrouwen krijgen en houden in de overgang naar het nieuwe stelsel. Dat gebeurt door kort en bondig te informeren, gelaagdheid aan te brengen en alle ervaring met activerende communicatie in te zetten.
In het format staan 4 communicatiemomenten. Van deze communicatiemomenten hebben we er 2 uitgewerkt tot prototypes en communicatiemiddelen, die uitgebreid worden onderzocht. Daarin testen we hoe we deelnemers het beste inzicht kunnen geven in hun nieuwe pensioenbedragen, tonen we op verzoek de oude bedragen en geven we een zo toegankelijk mogelijke verklaring voor de verschillen. Op basis van de onderzoeksresultaten scherpen we het format van het communicatieplan verder aan. Over dit onderzoek leest u meer in onderstaande lightpaper.
Het moment van de waarheid: de overgang naar de nieuwe pensioenregeling
Zo communiceert u erover met deelnemers
Met goede communicatie groeit het vertrouwen van deelnemers in hun nieuwe pensioen. Alleen daarom al is het zo belangrijk. Daarnaast is een solide communicatieplan ook verplicht, ruim vóór de overgang. Wij ontwikkelden een prototype – met diverse communicatiemiddelen en -momenten – en onderzochten hoe deelnemers dit beleefden. In deze lightpaper delen we onze visie, inzichten en aandachtspunten voor vervolg.